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如何有效降低通信运营企业采购失败率

2021年02月08日 作者:程建宁 打印 收藏

  在企业招标和采购过程中,常常会出现因参与竞争的供应商数量不足等各种原因,而导致招标采购活动失败的现象,这种现象一般通常被称为“流标”。

  目前在企业招标采购中,流标率一直居高不下。以某省级通信运营企业为例,统计2020年全年采购情况,流标率超过15%,其中半数项目流标次数超过一次。流标导致企业需求得不到快速响应,一定程度上影响了正常的生产经营活动,同时也造成企业和供应商两个方面在人力,物力资源浪费。为此,急需认真分析流标产生的原因,对症下药,制定和实施可行的对策降低流标率,消除流标的不良影响,推动企业降本增效。

  一,原因分析

  为深入分析流标产生的原因,笔者对某省级通信运营企业2020年110个流标情况进行了归类统计,发现流标主要集中在采购信息发布和评审阶段,流标原因可归纳为六个方面。在六个方面的原因中,前三个方面的项目数量占比超过90%,是造成流标的主要原因,也是后续改进的重点方向。

  1.流标项目多因选用采购方式不当

  统计数据显示,在2020年采购流标项目中,有超过40%的标的物为户外广告发布,综合业务机房租赁服务项目,此类项目目前基本采用公开比选的方式。这些项目在项目立项时,需求部门已提前进行了寻址和效果评估,采购需求的位置基本确定,具有很强的指向性,几乎没有其他选择的余地。因此,采购公告发布后,一般仅有一个供应商报名参与项目。出现这种问题的根源主要在于,该通信运营企业集团总部对采购活动的公开性要求较强,提出“应公开须公开”的管理要求。因此造成企业在一些原本可使用单一来源等采购方式的项目,也使用了公开比选方式。

  公开比选失败,流标两次后,仍然会转为单一来源进行采购,采购方式选用不当是该企业流标率高的首要原因,是后期需要改进的重点之一。

  2.评审中否决供应商较多造成有效供应商数量不足

  在公开招标,公开比选等公开类采购项目中,一些项目报名并递交投标文件的供应商数量足够多,但在项目评审时,由于种种原因,很多投标文件在初步评审中被否决,进入详细评审的有效供应商数量不符合国家法规及企业管理规定,最终导致采购失败。

  笔者统计了该企业2019年至今的采购项目,存在投标或应答文件在初步评审中被否决现象的项目共有200个,占全部采购项目62%。在以上项目中,共有970个供应商被否决,占参与项目供应商的31%。从以上数据可以看出,无论是从被否决供应商数量上来看,还是从被否决的供应商占比上来看,数量级别都很庞大,同样是后期需要采取措施尽快改进的重点。

  供应商投标文件被否决的情形主要有,投标文件不满足资格条件,投标文件格式不符合要求,保证金不符合要求,报价不符合要求,出现围标串标现象等。其中供应商资格条件不满足项目要求的占比高达72%,是供应商被否决的主要原因。

  不满足项目资格和条件的主要情形有:资质不满足要求,业绩不满足要求,服务团队和成员不满足要求,签字盖章不符合要求等。

  3.报名参与竞争的供应商数量不足

  在统计数据中还发现,一些流标的项目报名参与的供应商较少,公开招标项目报名供应商不足三个,公开比选项目报名供应商不足两个。供应商数量不足,就不能开标唱价,无法完成采购活动,这些项目在投标截止的同时发生流标。

  在对这些采购项目进行进一步分析后发现,此类项目有以下几个特点:一是采购标的预算金额小,对供应商吸引力不足。在报名供应商数量少的流标项目中,超过一半的是预算100万元以下的小项目。由于预算金额小,项目受到的关注度不够,对供应商吸引力不强。二是项目预算低于市场行情,最高限价不合理。一些项目在立项时,使用的编制依据不当或者价格标准偏离市场行情,致使项目预算偏低,供应商报名后发现项目无利可图而放弃投标应答。三是供应市场上潜在供应商稀缺。通信运营企业个别特殊项目由于专业领域较窄,市场上供应商数量非常少。如采购人员前期对项目了解不够深入,对供应市场调研不足,按照一般项目对待,采购公告发布时长,发布媒介不做相应扩展的话,很容易发生报名供应商数量不足的情况。

  4.电子采购平台使用不当或解密解压失败

  目前,各通信运营企业均已使用了企业自有的电子采购信息化平台,采购活动的全流程包括采购项目创建,采购公告,供应商报名,采购文件下载,投标应答,开标唱价,评审等环节,全部在平台上在线实施完成。一些供应商,尤其是通用产品或服务的供应商,如办公设备,物业服务等供应商,对通信运营企业电子采购平台不了解,使用不熟练或操作不当,上传的应答文件不完整,不符合采购文件要求的情况时有发生,而以上情况会直接导致供应商投标失败。

  另外,也有极少数的情况,由于系统原因或者供应商原因,发生投标文件解密失败,投标文件解压缩失败等情况,也会导致供应商投标失败。

  5.采购过程中采购需求发生变更

  从统计数据中还发现,在采购活动已经启动但尚未确定中标供应商期间,一些项目需求发生了变化而导致项目不得不重新采购或取消采购,从而发生流标情况。

  主要情形有两种,一是由于网络规划或市场经营情况发生变化,原采购项目的需求已经不能满足需求,采购范围,采购数量,采购服务周期等关键内容发生了变化,需要进行调整。二是由于通信网络架构或市场经营的策略的重大调整,导致采购项目已不存在应用价值,必须取消否则将会造成公司资金浪费。

  采购过程中采购项目需求变更在非招标采购项目中比较常见,但在招标项目中极少。主要原因是招标项目一般列入企业投资计划,按照基本建设程序,经可行性研究,立项,设计,设计批复等阶段,程序相对严谨,项目即便是有变化和调整也有成熟的调整审批机制,对项目采购影响不大。

  二,改进对策

  病情诊断清楚,才好对症下药。针对产生流标的主要成因,通信运营企业应在以下几个方面进行改进,以降低采购项目流标率。

  1.选择适当采购方式让采购更顺畅

  在采购项目采购方式选择方面,要正确解读集团总部对采购“应公开必须公开”要求的内涵,不能不区具体情况,简单化地进行“公开”采购,教条僵化地执行相关要求。不同特点采购项目应当采用与之相适应的采购方式,对于法定招标范围外的采购项目,可使用竞争性谈判,询价,单一来源等采购方式。

  对于类似户外广告发布,综合业务机房租赁等仅有唯一供应商可以供选择的情形,应当依据项目特点,合规合理地采用单一来源的方式进行采购,加快采购进度,缩短采购周期,提高采购效率,避免出现无谓的流标现象。

  2.加强采供协同让投标更加容易

  供应商投标文件编制方面的错误,失误和瑕疵是导致投标文件无效的另一个主要原因。为此,企业应双管齐下,同时从提高供应商投标能力和精简采购文件要求两个方面入手改进。

  通信运营企业要注重打造良性的供应商合作生态,帮助供应商提高投标水平。供应商的投标水平高了,评审中被否决的供应商就会减少。这样,采购项目的竞争性得到加强,采购成功率提高,全社会交易成本降低,可实现多方合作共赢。

  增强供应商投标能力的具体举措包括:一是举办“去项目化”供应商培训。通过召集供应商投标人员参加现场,在线方式的培训。由企业有经验的采购人员结合实际评审案例,讲解评审过程常见的投标文件被否决的原因,提请重点关注。二是结合采购全面电子化的现状,精简采购文件编制要求,去除一些无项目关联性不大的要求,将投标文件中签字盖章的要求减少到最低程度,让供应商投标更简便。三是深入研究采购项目,设置适当的,与项目要求匹配的资格条件,吸引更多的供应商参与项目竞争。四是开展通信运营商电子采购平台实用培训,定期开展在线培训,在线答疑,帮助供应商熟练掌握平台使用方法,避免因此导致的投标失败。

  3.整合需求让项目更具有吸引力

  增强采购计划性,采购部门要与需求单位密切协同,梳理和整合采购需求,编制企业年度采购计划,并定期进行滚动更新。实施采购时,应按照采购计划合理安排启动时间,合理地安排采购人力资源配置,快速满足项目需求。

  编制年度采购计划时,对于产品需求规范统一,通用性较强的产品,如传输通信工程中经常使用的油木杆,水泥杆等,可在对产品标准化的基础上,推广“产品化”框架协议+订单的采购模式,即收集较长周期内的产品需求数量,进行集中招标。招标完成确定中标人后签订框架协议,在通信工程有需求时,下达采购订单通知供应商供货,快速满足建设需求。对于市场价格变化快,远期需求预测准确度低的项目,可采用“班车式”采购,即定期收集较短时期的采购需求,有规律地实施采购,做到集中采购与短期需求的有机结合。对于通信运营企业所属各单位的共性需求,如营销活动策划承办服务,员工体检等项目,对不同单位的需求进行合并统一采购。合并后的项目规模更大,对供应商的吸引力显著增强。

  总之,要分析产品和供应市场特点,开展产品品类管理和研究,对零散采购需求进行梳理,分类,整合,针对性地采取差异化的采购策略。通过各种措施,扩大采购项目规模,吸引更多优质供应商参与项目竞争,同时有效地控制采购流标率。

  4.增加公告媒体让寻源范围更广泛

  一些专业性和个性化强,标准化程度低的产品和服务,市场上潜在供应商比较稀缺,如果采购公告信息发布的媒介选择不当的话,报名参与的供应商很少,有时候甚至出现无人应标的情况。

  对于这类项目,企业采购部门应加强对产品技术研究和供应市场调研,积极主动,广泛寻源,千方百计地搜寻与项目匹配的供应商。同时,根据专业领域,应在原有常用的公告媒介的基础上,增加和选择更具针对性的公告信息媒介,将采购信息更精确地投送到对应的供应市场,调动该领域供应商参与项目的积极性。必要时,可直接与潜在供应商取得联系,组织开展一些技术和商务交流,引导更多的供应商参与项目,确保项目顺利实施。

  5.加强立项管理可让预算更合理

  企业采购部门人员应增强项目全过程管理能力,及时总结采购工作实践中的经验和教训,加强与需求部门,立项部门的沟通协作,改被动为主动,在项目立项前期介入立项研讨工作,对项目估算,预算的制定提出意见和建议,避免由于需求部门,立项部门编制标准适用不准确,市场价格掌握不及时,不全面,造成立项预算低于市场行情,供应商无利可图,采购活动面临失败的不利局面。

  另外,企业可采用信息化手段,逐步建立常用产品和服务价格信息库并及时更新,强化与需求和立项部门的信息共享,消除价格信息的不对称性,避免采购项目预算偏离市场,减少由此引起的采购项目流标现象。

  6.加强供需协同让需求更加稳定

  在企业生产经营中,不变是相对的,变化是绝对的,对于采购需求来讲也是如此。要解决好需求稳定性问题,让需求少变化,甚至不变化,需要企业采购部门和需求部门紧密沟通和密切协作。首先,采购人员要转变观念,不能仅仅将自身定位于采购流程的推动者,更要成为所在领域业务,技术方面的行家里手,要通过不断地学习,对所负责领域的产品和技术以及技术演进趋势有更加深入的了解,增强对采购项目研判能力,为需求部门提供更加专业的支撑服务,与相关部门协同,确保需求变化得到有效地控制,降低由于需求变化引起的流标现象,保障企业和供应商双方利益,充分体现采购供应部门的价值。

  采购项目流标在招标采购中的一种常见现象,短时期内很难彻底根治,但可通过企业采购部门的努力,更有效地干预和管控采购项目流标情况。在实际采购实践中,企业采购部门要定期开展流标数据分析,从源头抓起,深入分析流标现象的成因,不断总结经验,并针对性地采取改进措施,降低采购流标率,从而节约全社会交易成本,最终实现合作共赢。

责编:梁晋
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